Dans une entreprise, le fonctionnement de la branche liée au transport et à la logistique dépend de plusieurs acteurs. Au nombre de ceux-ci figure le responsable de l’administration des ventes. Il a des missions variées. Pour assurer une telle fonction, cet acteur de la supply chain doit posséder certaines compétences et qualités.
Sommaire
À quoi répond la fonction d’administrateur des ventes en logistique ?
Quand on parle d’administration des ventes en logistique, il faut comprendre qu’il s’agit d’un ensemble de tâches ou missions. Cette fonction intervient depuis les processus d’approvisionnement jusqu’à la gestion des potentiels litiges avec des clients. De ce fait, en tant qu’assistant, responsable ou gestionnaire ADV (Administration des ventes), vos missions sont variées.
La régulation des processus logistiques
Dans un premier temps, vous avez en charge la gestion des stocks de marchandises. À ce titre, vous devez vous assurer de la disponibilité permanente de marchandises. Il faut également avoir une longueur d’avance pour gérer efficacement les ruptures de stock. D’autre part, vous êtes responsable de l’enregistrement des commandes effectuées par les clients.
Par la suite, il faudra coordonner vos équipes afin qu’elles s’occupent de l’acheminement des marchandises. Mais en amont, elles doivent procéder :
- au conditionnement,
- au chargement,
- au transport à destination des clients.
L’assistant ADV contrôle la qualité et le bon état de tous les produits destinés à la commercialisation. Il établit aussi un planning à respecter scrupuleusement pour les livraisons des marchandises. Il en va de la satisfaction de la clientèle de l’entreprise. Par ailleurs, toutes ces activités sont suivies et enregistrées de façon numérique afin d’assurer leur traçabilité.
La gestion de la relation client
En tant qu’assistant ADV, vous servez d’intermédiaire entre les clients et vos équipes. Il vous revient donc de traiter toutes les démarches et actions visant à combler leurs attentes. Il s’agit notamment de la résolution des problèmes liés aux retards de livraison ou à l’altération de l’état des marchandises reçues.
Entre autres missions complémentaires, vous devez vous occuper de la facturation des commandes et du service après-vente. À cela s’ajoute la gestion des plaintes des clients. Pour le transport de marchandises vers l’extérieur, le respect des règles en rapport avec le commerce international doit être de mise.
De plus, un assistant administration des ventes réalise des prévisions commerciales. Pour ce faire, des tableaux de bord sont établis. Votre participation au vote des budgets est tout aussi importante. Il en est de même pour votre collaboration avec la direction commerciale pour la mise en œuvre des différents projets.
Quelles sont les compétences et les qualités d’un gestionnaire de l’administration des ventes ?
Pour cette fonction, il est capital d’avoir des compétences, ou savoir-faire, ainsi que des qualités, ou savoir-être.
Les compétences
Vous devez avoir à votre actif des connaissances en gestion, comptabilité et finances. Aussi, la parfaite maîtrise de l’outil informatique et des logiciels spécialisés est nécessaire pour la conduite des activités. Parmi ces logiciels, on peut citer Sybel, Sage, etc.
Il est indispensable de maîtriser plus d’une langue. En plus de votre langue usuelle, savoir vous exprimer en anglais ou en d’autres langues s’avérera certainement utile. Connaître la supply chain vous aidera à mieux guider vos équipes pour leurs différentes missions. En outre, il faudra être un as en gestion administrative et en politiques tarifaires.
Vous avez aussi besoin de connaissances qui vous seront utiles lors d’interactions avec des partenaires internationaux. Elles concernent les règles et normes étrangères ou internationales. Disposer de bonnes bases sur les notions en rapport avec les Incoterms est indispensable.
Les qualités
En tant que responsable de l’administration des ventes, vous êtes avant tout un leader. De ce fait, avoir des capacités managériales est l’une des bases fondamentales. Vous devez par ailleurs savoir faire preuve de diplomatie pour concilier différents points de vue. Des aptitudes de bon négociateur sont indispensables pour exercer ce métier.
Faire preuve de rigueur et avoir le sens de l’organisation sont des qualités requises pour gérer convenablement vos équipes. Une communication fluide et concise doit être de mise pour vous faire comprendre aisément par ces dernières. Cela vous sera aussi utile pour interagir avec les clients.
Quels sont les diplômes requis ?
Selon Pôle Emploi, l’administration des ventes dans une entreprise requiert un niveau BAC +2 au moins. Vous devez donc être titulaire d’un BTS Option Management des Unités Commerciales ou DUT équivalent. Avec une spécialisation en Commerce International, vous pouvez également postuler pour ce type de poste.
L’administration des ventes en entreprise est assurée par un responsable, un gestionnaire ou un assistant ADV. Il se charge de la coordination des activités le long de la supply chain. Pour ce faire, il doit disposer des qualités et des compétences d’un leader.
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