Vous souhaitez organiser un événement d’entreprise en Vendée ? Vous trouverez dans notre département une pléthore de lieux qui disposent des infrastructures et des équipements dont vous avez besoin. De l’hôtel avec salle de conférence en bord de mer au parc d’attraction du Puy du Fou, vous avez l’embarras du choix.
Face au nombre de lieux disponibles pour accueillir un événement professionnel, il est parfois difficile de trouver son bonheur. Comment s’assurer de trouver le bon endroit pour organiser son événement ? Sur quels critères se baser ? Voici une grille d’analyse qui vous permettra de faire le bon choix.
Sommaire
Les critères à considérer lors de la recherche du lieu idéal pour votre événement
Un événement doit avoir lieu dans un endroit agréable, spacieux et doté de toutes les commodités. Cependant, ce ne sont pas ici, les principaux critères de choix pour l’endroit où vous allez organiser votre événement annuel.
Sur quels points se baser pour choisir le lieu de votre événement ?
- Le budget de l’entreprise
- Le type d’événement
- L’objectif de votre événement
- L’accessibilité du lieu
- Le nombre de participants et la capacité d’accueil du lieu
- Les équipements fournis et la supervision logistique
- La durée de votre événement
- Le type de lieu
Le budget de l’entreprise
Votre événement reflète la santé de votre entreprise. Si cette dernière est au beau fixe, vous pourrez choisir un lieu adéquat qui répondra à votre budget. Dans le cas contraire, un événement de petite envergure dans un lieu simple est préférable. Néanmoins, organiser un événement dispendieux dans un endroit de luxe, alors que votre entreprise traverse une mauvaise période, peut susciter des tensions au niveau de votre personnel.
Si votre budget le permet, faites appel à une agence événementielle qui s’occupera de vous trouver le cadre idéal pour votre événement. Les experts d’une agence reconnue, comme Challenger Event par exemple, savent écouter les désirs de leurs clients et sortir des sentiers afin de dénicher la perle rare qui répond parfaitement à votre projet événementiel.
Le type de lieu
Vous trouverez toutes sortes de lieux pour organiser un événement. Cela peut aller de la classique salle de conférence dans un hôtel à un château médiéval, une grange à la campagne, une ancienne abbaye, un maxi-catamaran à voile ou une ancienne cave à vin restaurée à cet effet.
Quelques exemples de privatisations originales en Vendée : la Compagnie Vendéenne, la Château de la Cressonnière ou encore l’Atlantic Wakepark à l’Aiguillon sur Mer (85).
Le type d’événement
Chaque événement doit avoir un lieu adapté. Organiser un événement moins mondain peut se faire à la campagne ou dans un endroit atypique. Si vous désirez redorer l’image de votre entreprise, préférez un lieu insolite, mais plus solennel.
L’objectif de votre événement
Le lieu choisi doit aussi refléter l’intention des organisateurs. À titre d’exemple, si vous désirez attirer les financiers et les actionnaires, optez pour un établissement de prestige dans le but de susciter la curiosité et l’intérêt de ces derniers.
L’accessibilité du lieu
Un lieu pour un événement doit être accessible facilement par route, mais doit aussi, être doté d’un parking. Ce lieu peut également être desservi par les transports en commun ou proche de lieux d’hébergements si beaucoup de participants viennent de loin.
Le nombre de participants et la capacité d’accueil du lieu
Le lieu de votre événement doit avoir une capacité proportionnelle au nombre d’invités et de participants attendus. Toutefois, il est possible que le nombre dépasse ce que vous aviez prévu. Pensez à réserver un lieu avec un espace en plus, au cas où.
Les équipements fournis et la supervision logistique
Imaginez que vous organisiez un événement dans un lieu ne possédant ni vidéoprojecteur, ni tablettes pour prendre des notes, ni micro… Vous pourrez à la dernière minute faire face à un gros problème si vous ne vous étiez pas renseigné auparavant.
Beaucoup de lieux proposent tous les équipements disponibles ainsi qu’une équipe de supervision logistique qui sera là pour répondre à vos besoins (arrangement du son…). Ce type de lieu est souhaitable.
La durée de votre événement
Un événement peut se dérouler le temps d’une matinée, d’un après-midi, d’une journée complète, voire sur plusieurs jours. Si c’est le cas, pensez à choisir un lieu proche d’hôtels et autres endroits proposant un hébergement ainsi que des lieux d’activités et de shoppings.
Les meilleurs conseils pour choisir le lieu idéal pour votre événement
Le choix d’un lieu idéal pour votre événement ne se fait pas en un jour. Dès la date prévue, vos objectifs et le type d’événement que vous désirez organiser connus, vous pourrez partir en quête du lieu qui accueillera vos invités.
Il est préférable de vous y prendre bien à l’avance. En effet, vous aurez plus de choix quant au type de lieux.
Lors de la visite des lieux, pensez à vérifier la qualité des équipements, l’agencement des espaces (une scène visible pour tous) et la présence de sanitaires, et de passages pour les personnes en fauteuil roulant.
Préparer la feuille de route pour le choix du lieu de votre événement
Avant d’organiser votre événement, vous devrez noter quelques points importants pour le choix du lieu. Comme :
- le nombre d’invités et de participants
- les équipements nécessaires
- les dispositifs techniques qui sont en place
- les conditions concernant l’installation ainsi que le démontage des équipements
- l’autorisation de décorer le lieu
- le prix forfaitaire
- les prestations incluses
- la disponibilité de la vaisselle, de la cuisine et des machines à café
- les animations possibles comme des musiciens, un spectacle de magie ou une dégustation de vins.
Avec cela, soyez vigilant quant aux conditions générales de la location.
Au fil des années, j'ai eu l'opportunité de travailler pour de nombreux médias différents et j'ai couvert de nombreux événements et festivals locaux. J'ai également eu l'occasion de rencontrer et de parler à de nombreux artisans de la région, ce qui m'a permis de découvrir leur passion et leur savoir-faire.
Je suis fier de contribuer à la promotion de notre patrimoine et de notre culture.
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